Inilah kabar baiknya: Untuk semua hal yang bisa salah dalam percakapan pelanggan, masih banyak lagi yang bisa berjalan baik.

Anda memiliki lebih banyak kesempatan untuk mengatakan hal yang benar dan menciptakan pengalaman yang luar biasa.Lebih baik lagi, Anda dapat memanfaatkan percakapan hebat itu.

Hampir 75% pelanggan mengatakan mereka menghabiskan lebih banyak uang dengan suatu perusahaan karena mereka memiliki pengalaman yang baik, demikian temuan survei American Express.

Kualitas interaksi pelanggan dengan karyawan garis depan berdampak besar pada pengalaman mereka.Ketika karyawan mengatakan hal yang benar dengan nada yang tulus, mereka menyiapkan panggung untuk interaksi yang baik dan kenangan yang lebih baik. 

Berikut adalah 11 hal terbaik yang dapat Anda katakan kepada pelanggan — ditambah beberapa perubahannya:

1. 'Biar aku yang mengurusnya untukmu'

Wah!Apakah Anda merasakan beban di pundak pelanggan Anda terangkat?Mereka akan merasa seperti itu ketika Anda memberi tahu mereka bahwa Anda akan mengurus semuanya sekarang.

Katakan juga, “Saya akan dengan senang hati membantu Anda dalam hal ini,” atau “Izinkan saya mengambil alih dan menyelesaikan masalah ini secepatnya.”

2. 'Begini cara menghubungi saya'

Buat pelanggan merasa seperti mereka memiliki hubungan batin.Beri mereka akses mudah terhadap bantuan atau saran yang mereka inginkan.

Katakan juga, “Anda dapat menghubungi saya langsung di …,” atau “Izinkan saya memberikan alamat email saya sehingga Anda dapat menghubungi saya kapan saja.”

3. 'Apa yang bisa saya lakukan untuk membantu Anda?'

Ini jauh lebih baik daripada, “Berikutnya”, “Nomor rekening”, atau “Apa yang Anda perlukan?”Ini menunjukkan bahwa Anda siap membantu, bukan sekadar merespons.

Katakan juga, “Apa yang bisa saya bantu?”atau “Beri tahu saya apa yang bisa saya lakukan untuk Anda.”

4. 'Saya bisa menyelesaikan ini untuk Anda'

Beberapa kata tersebut dapat membuat pelanggan langsung tersenyum setelah mereka menjelaskan suatu masalah atau menyampaikan kebingungan.

Katakan juga, “Ayo kita perbaiki sekarang juga,” atau “Saya tahu apa yang harus saya lakukan.”

5. 'Saya mungkin tidak tahu sekarang, tapi saya akan mencari tahu'

Kebanyakan pelanggan tidak mengharapkan orang yang menerima telepon atau email mereka mengetahui jawaban atas semuanya dengan segera.Tapi mereka berharap orang itu tahu ke mana mencarinya.Yakinkan mereka bahwa mereka benar.

Katakan juga, “Saya tahu siapa yang bisa menjawab ini dan saya akan menghubungi dia sekarang juga,” atau “Mary punya nomor-nomor itu.Saya akan memasukkannya ke dalam email kami.”

6. 'Saya akan terus mengabari Anda…'

Bagian terpenting dari pernyataan ini adalah tindak lanjutnya.Beri tahu pelanggan kapan dan bagaimana Anda akan terus memberi tahu mereka tentang sesuatu yang belum terselesaikan, lalu lakukan. 

Ucapkan juga, “Saya akan mengirimkan laporan status melalui email kepada Anda setiap pagi minggu ini hingga masalah tersebut diperbaiki,” atau “Tunggu telepon dari saya pada hari Kamis mengenai kemajuan minggu ini.”

7. 'Saya bertanggung jawab…'

Anda tidak harus bertanggung jawab atas kesalahan atau miskomunikasi, namun ketika pelanggan menghubungi Anda, mereka mengharapkan Anda bertanggung jawab atas jawaban atau solusi.Buat mereka merasa telah menghubungi orang yang tepat dengan memberi tahu mereka bahwa Anda akan mengambil alih. 

Katakan juga, “Saya akan menyelesaikan masalah ini,” atau “Saya akan menyelesaikan masalah ini untuk Anda pada akhir hari ini.”

8. 'Itu akan menjadi apa yang kamu inginkan'

Saat Anda memberi tahu pelanggan bahwa Anda telah mendengarkan dan menindaklanjuti apa yang mereka inginkan, itu adalah jaminan kecil terakhir bahwa mereka berbisnis dengan perusahaan dan orang-orang baik.

Katakan juga, “Kami akan menyelesaikannya sesuai keinginan Anda,” atau “Saya akan memastikan itu sesuai dengan harapan Anda.”

9. 'Senin, ini'

Berikan jaminan kepada pelanggan bahwa mereka dapat mengandalkan ketepatan waktu Anda.Ketika mereka meminta tindak lanjut, jawaban, solusi atau penyampaian, yakinkan mereka bahwa harapan mereka juga sesuai dengan harapan Anda.Jangan tinggalkan ruang gerak dengan kata-kata tentatif seperti, “Kami akan syuting untuk hari Senin.”

Ucapkan juga, “Senin berarti Senin”, atau “Senin akan selesai”.

10. 'Saya menghargai bisnis Anda

Ucapan terima kasih yang tulus dari satu orang ke orang lain dalam hubungan bisnis jauh lebih baik daripada kartu liburan tahunan atau promosi pemasaran yang mengatakan, “Kami menghargai bisnis Anda.”

Katakan juga, “Senang sekali bisa bekerja sama dengan Anda,” atau “Saya menghargai membantu pelanggan sebaik Anda.”

11. 'Saya tahu Anda sudah lama menjadi pelanggan, dan saya menghargai kesetiaan Anda'

Kenali pelanggan yang berusaha keras untuk tetap bersama Anda.Ada banyak kemudahan dan kesepakatan di sana, dan mereka telah membuat keputusan untuk setia kepada Anda. 

Hindari mengatakan, “Saya tahu Anda pernah menjadi pelanggan…” Itu menyiratkan bahwa Anda baru menyadarinya karena Anda melihatnya di layar.Biarkan mereka tahu bahwa Anda tahu mereka setia. 

Ucapkan juga, “Terima kasih telah menjadi pelanggan kami selama 22 tahun.Ini sangat berarti bagi kesuksesan kami.”

Salin dari Sumber Daya Internet