Dalam bisnis, kita sering kali perlu mempercepat percakapan dan transaksi dengan pelanggan.Namun beberapa pintasan percakapan tidak boleh digunakan.

Berkat teks, akronim dan singkatan menjadi lebih umum saat ini dibandingkan sebelumnya.Kita hampir selalu mencari jalan pintas, apakah kita mengirim email, chatting online, berbicara dengan pelanggan atau mengirim pesan teks kepada mereka.

Namun ada bahaya dalam bahasa yang disingkat: Dalam banyak kasus, pelanggan dan kolega mungkin tidak memahami versi yang lebih pendek, sehingga menyebabkan miskomunikasi dan hilangnya peluang untuk menciptakan pengalaman yang luar biasa.Pelanggan mungkin merasa Anda berbicara di atas, di bawah, atau di sekitar mereka.

Di tingkat bisnis, “percakapan melalui pesan teks” dianggap tidak profesional di hampir setiap situasi di luar olok-olok ramah melalui telepon seluler.

Faktanya, komunikasi tertulis yang buruk dengan pelanggan dan kolega bahkan dapat membahayakan karier, menurut survei Center for Talent Innovation (CTI).(Catatan: Bila Anda harus menggunakan akronim, kalimat sebelumnya adalah contoh bagaimana melakukannya dengan baik. Lihat nama lengkap pada penyebutan pertama, letakkan akronimnya di dalam tanda kurung dan gunakan akronim tersebut di seluruh pesan tertulis lainnya.)

Jadi, ketika berkomunikasi dengan pelanggan melalui saluran digital apa pun, berikut ini yang harus dihindari:

Percakapan teks saja

Banyak kata yang muncul seiring dengan evolusi perangkat seluler dan pesan teks.Kamus Bahasa Inggris Oxford telah mengenali beberapa singkatan teks umum seperti LOL dan OMG.Tapi itu tidak berarti mereka OK untuk tujuan komunikasi bisnis.

Hindari singkatan yang paling umum digunakan dalam komunikasi elektronik apa pun:

• BTW – “Ngomong-ngomong”
• LOL – “Tertawa terbahak-bahak”
• kamu – “kamu”
• Ya Tuhan – “Ya Tuhan”
• Terima kasih – “Terima kasih”

Catatan: Karena FYI sudah ada dalam komunikasi bisnis jauh sebelum pesan teks, sebagian besar masih dapat diterima.Selain itu, jelaskan saja apa yang sebenarnya ingin Anda katakan.

Istilah yang ambigu

Ucapkan atau tulis secepatnya, dan 99% orang memahami maksud Anda “sesegera mungkin”.Meskipun maknanya dipahami secara universal, namun sebenarnya maknanya sangat kecil.Pendapat seseorang tentang ASAP hampir selalu berbeda dengan pendapat orang yang menjanjikannya.Pelanggan selalu mengharapkan ASAP untuk lebih cepat dari apa yang dapat Anda berikan.

Hal yang sama berlaku untuk EOD (akhir hari).Hari Anda mungkin berakhir jauh lebih awal daripada hari pelanggan.

Itu sebabnya ASAP, EOD dan akronim ambigu lainnya harus dihindari: NLT (paling lambat) dan LMK (beri tahu saya).

Jargon perusahaan dan industri

“ASP” (harga jual rata-rata) mungkin sama populernya di tempat kerja Anda dengan kata “istirahat makan siang”.Tapi itu mungkin tidak ada artinya bagi pelanggan.Jargon dan singkatan apa pun yang umum bagi Anda — mulai dari deskripsi produk hingga lembaga pengawas pemerintah — sering kali asing bagi pelanggan.

Hindari penggunaan jargon saat berbicara.Namun, saat Anda menulis, Anda boleh mengikuti aturan yang kami sebutkan di atas: Ejalah untuk pertama kalinya, masukkan singkatannya dalam tanda kurung, dan gunakan singkatan tersebut ketika disebutkan nanti.

Apa yang harus dilakukan

Bahasa pintasan — singkatan, akronim, dan jargon — dalam pesan teks dan email diperbolehkan dalam sejumlah situasi tertentu.Ingatlah pedoman ini:

Hanya tulis apa yang ingin Anda katakan dengan lantang.Apakah Anda akan mengumpat, berkata LOL, atau membagikan sesuatu yang bersifat rahasia atau pribadi kepada rekan kerja atau pelanggan?Mungkin tidak.Jadi jauhkan juga hal-hal itu dari komunikasi profesional tertulis.

Perhatikan nada bicara Anda.Anda mungkin bersahabat dengan pelanggan, tetapi Anda mungkin bukan teman, jadi jangan berkomunikasi seperti yang Anda lakukan dengan teman lama.Selain itu, komunikasi bisnis harus selalu terdengar profesional, meskipun itu terjadi di antara teman.

Jangan takut untuk menelepon.Gagasan tentang pesan teks dan, dalam banyak kasus, email?Keringkasan.Jika Anda perlu menyampaikan lebih dari satu pemikiran atau beberapa kalimat, Anda mungkin harus menelepon.

Tetapkan ekspektasi.Beri tahu pelanggan kapan mereka dapat mengharapkan tanggapan teks dan email dari Anda (misalnya, apakah Anda akan membalas pada akhir pekan atau setelah jam kerja?).

Salin dari Sumber Daya Internet